Boekhouding vzw: vereenvoudigd of dubbel? Zo weet je welke je moet voeren

Of je nu penningmeester bent van een sportclub, een jeugdvereniging of een culturele vzw: de boekhouding is een wettelijke verplichting. Maar welke vorm moet je kiezen? In dit artikel leggen we uit hoe je bepaalt of je vzw klein, groot of zeer groot is, en wat dat betekent voor je boekhouding en jaarrekening.

Moet elke vzw een boekhouding voeren?

Ja. Elke vzw moet een boekhouding bijhouden en jaarlijks een jaarrekening laten goedkeuren door de algemene vergadering. Ook een kleine vereniging zonder personeel ontsnapt daar niet aan. Het verschil zit in hoe uitgebreid die boekhouding moet zijn.

Kleine, grote of zeer grote vzw: de drempels

Het WVV deelt vzw’s in op basis van drie criteria, telkens gemeten over het afgesloten boekjaar:

• het gemiddeld aantal werknemers (in voltijdse equivalenten);
• de totale ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten;
• het balanstotaal.

Een vzw is klein zolang ze niet meer dan één van de drempels overschrijdt. Overschrijdt ze er twee of meer, dan is ze groot. Daarboven bestaat nog de categorie zeer groot, met extra verplichtingen zoals de aanstelling van een commissaris. De exacte bedragen worden periodiek aangepast, dus kijk de actuele drempels na in het WVV of bij je boekhouder.

Vereenvoudigde boekhouding

Kleine vzw’s mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren. Die bestaat in essentie uit een dagboek van ontvangsten en uitgaven per rekening (kas en bank) en een jaarlijkse staat van het vermogen. Daaruit stel je een vereenvoudigde jaarrekening op volgens het wettelijke model. Die leg je neer in het verenigingsdossier bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, tegenwoordig digitaal via e-griffie.

Veel kleine vzw’s doen dit in Excel. Dat werkt, maar het risico op fouten is groot en de opvolging van facturen, btw en vermogen wordt snel onoverzichtelijk.

Dubbele boekhouding

Grote en zeer grote vzw’s moeten een volledige, dubbele boekhouding voeren volgens het minimumrekeningenstelsel. Elke verrichting wordt dan op twee rekeningen geboekt (debet en credit). De jaarrekening wordt neergelegd bij de Nationale Bank van België. Ook een kleine vzw mag vrijwillig een dubbele boekhouding voeren; dat geeft meer inzicht, maar vraagt meer kennis.

Jaarrekening, algemene vergadering en termijnen

De jaarrekening wordt opgesteld door het bestuursorgaan en goedgekeurd door de algemene vergadering, binnen zes maanden na het einde van het boekjaar. Daarna leg je ze binnen 30 dagen neer. Vergeet niet om de notulen van de algemene vergadering correct op te maken en te bewaren.

Btw en vzw’s

Voert je vzw economische activiteiten uit, dan kan ze btw-plichtig zijn. Veel kleine vzw’s vallen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen en moeten dan geen periodieke btw-aangifte indienen, maar mogelijk wel een jaarlijkse klantenlisting. Laat je situatie bevestigen door je boekhouder.

Offacto vzw: je volledige vzw-boekhouding, offline

Daarom bouwden we Offacto vzw: een app voor Mac en Windows die je vzw-boekhouding lokaal regelt, zonder dat je gegevens je computer verlaten. Je boekt en scant facturen, maakt btw-aangifte en klantenlisting klaar in Intervat-formaat, en de tool stelt automatisch je jaarrekening op volgens model A, B of C, met een waarschuwing als je classificatie dreigt te wijzigen. Ook de notulen van de algemene vergadering maak je ondertekenklaar aan. Je kunt het 30 dagen gratis proberen.

Werkt je vzw liever in de cloud? Dan krijgen erkende vzw’s 50% korting op Offacto Advanced. Ontdek ook wat Offacto allemaal automatiseert.

Probeer Offacto gratis of vraag Offacto vzw aan.

Veelgestelde vragen

Moet een kleine vzw een dubbele boekhouding voeren?

Nee, een kleine vzw mag een vereenvoudigde boekhouding voeren. Vrijwillig kiezen voor een dubbele boekhouding mag wel.

Waar leg ik de jaarrekening van een kleine vzw neer?

Bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, in het verenigingsdossier, digitaal via e-griffie. Grote en zeer grote vzw’s leggen neer bij de Nationale Bank.

Wanneer moet de jaarrekening van een vzw goedgekeurd zijn?

Binnen zes maanden na het einde van het boekjaar, door de algemene vergadering. Daarna leg je ze binnen 30 dagen neer.

Mag ik de boekhouding van mijn vzw in Excel doen?

Voor een vereenvoudigde boekhouding kan dat, maar een gespecialiseerde tool verkleint de kans op fouten en bereidt jaarrekening en aangiftes automatisch voor.

Vervangt Offacto vzw mijn boekhouder?

Nee. De tool bereidt alles voor, maar laat je jaarrekening en aangiftes best nakijken door een boekhouder.