1. Wie is verantwoordelijk?
Deze privacyverklaring geldt voor de website offacto.com, het Offacto-platform en de app Offacto vzw. De verwerkingsverantwoordelijke is Offacto, Huidevettersstraat 13/3, 2300 Turnhout, België, ondernemingsnummer BE 0698.645.666, e-mail info@offacto.com.
Voor vragen over je gegevens kan je altijd mailen naar info@offacto.com. We antwoorden binnen een maand, en meestal veel sneller.
2. Welke gegevens verwerken we?
Contact- en demoformulier: voornaam, naam, e-mailadres, bedrijf (optioneel), onderwerp, je bericht en de pagina waarop je het formulier invulde.
Account op het platform: naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens (naam, adres, ondernemingsnummer, btw-nummer, IBAN), login- en factuurgegevens van je abonnement.
Gegevens die je zelf in Offacto invoert, zoals klanten, offertes, facturen, briefings, werkuren en documenten. Daarvoor treden wij op als verwerker voor jou; zie punt 6.
Technische gegevens: serverlogboeken met IP-adres, browser en tijdstip, nodig voor beveiliging. Voor de spambescherming van formulieren bewaren we enkel een versleutelde (gehashte) vorm van je IP-adres, gedurende maximaal 24 uur.
3. Waarom en op welke rechtsgrond?
Om je vraag of demo-aanvraag te beantwoorden (precontractuele maatregelen en gerechtvaardigd belang).
Om je account en abonnement te leveren, te factureren en te ondersteunen (uitvoering van de overeenkomst).
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de boekhoudkundige bewaarplicht voor facturen (wettelijke verplichting).
Om het platform en de website te beveiligen tegen misbruik en spam (gerechtvaardigd belang).
Om je, als klant, te informeren over belangrijke wijzigingen of nieuwe functies van Offacto. Afmelden kan altijd met één klik (gerechtvaardigd belang of toestemming).
4. Hoelang bewaren we je gegevens?
Berichten via het contactformulier: maximaal 180 dagen, tenzij er een klantrelatie uit volgt.
Accountgegevens: zolang je account actief is, en daarna nog maximaal 12 maanden om je de kans te geven je gegevens te exporteren.
Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar, zoals de wet voorschrijft.
Beveiligingslogboeken: maximaal 6 maanden.
5. Met wie delen we gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We werken enkel met verwerkers die we contractueel verplichten tot vertrouwelijkheid en beveiliging:
- Hosting en back-ups in een datacenter in Amsterdam (EU);
- de e-maildienst waarmee we bevestigingen en facturen versturen;
- Mollie, voor online betalingen;
- een Peppol-toegangspunt, om e-facturen te versturen en te ontvangen;
- AI- en tekstherkenningsdiensten voor de AI-functies in Advanced. Deze diensten gebruiken je gegevens niet om hun modellen te trainen.
Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Gegevens van jouw klanten
Gegevens die je zelf in Offacto invoert over je klanten verwerken wij uitsluitend in jouw opdracht en volgens jouw instructies. Jij blijft daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken staan in onze verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van de algemene voorwaarden.
Enkel jij hebt volledige toegang tot jouw gegevens. Medewerkers van Offacto krijgen enkel toegang als jij daar uitdrukkelijk om vraagt, bijvoorbeeld voor support.
7. Offacto vzw (offline app)
De app Offacto vzw bewaart alle gegevens lokaal op jullie eigen computer of in een map die jullie zelf kiezen. Offacto heeft daar geen toegang toe. De app maakt enkel een netwerkverbinding voor functies die dat nodig hebben, zoals verzenden via Peppol of opzoeken in de KBO, en enkel wanneer jullie die gebruiken.
8. Beveiliging
We beveiligen je gegevens met versleuteling tijdens het verzenden (HTTPS) en bij opslag, dagelijkse back-ups, toegangsbeheer en regelmatige updates. Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Heb je toestemming gegeven, dan kan je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@offacto.com. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we klanten per e-mail.
Laatste update: 18 oktober 2026