Aviso de privacidad

1. ¿Quién es responsable?

Esta declaración de privacidad se aplica para el sitio web offacto.com, la plataforma Offacto y la app Offacto asbl. El responsable del tratamiento es Offacto, Huidevettersstraat 13/3, 2300 Turnhout, Bélgica, número de empresa BE 0698.645.666, correo electrónico info@offacto.com.

Para preguntas sobre tus datos, siempre puedes escribir a info@offacto.com. Respondemos dentro de un mes, y generalmente mucho más rápido.

2. ¿Qué datos procesamos?

Formulario de contacto y demostración: nombre, apellido, correo electrónico, empresa (opcional), asunto, tu mensaje y la página donde completaste el formulario.

Cuenta en la plataforma: nombre, correo electrónico, datos de la empresa (nombre, dirección, número de empresa, número de IVA, IBAN), datos de inicio de sesión y facturación de tu suscripción.

Datos que introduces tú mismo en Offacto, como clientes, cotizaciones, facturas, briefings, horas de trabajo y documentos. Para esto actuamos como encargados de tratamiento en tu nombre; ver punto 6.

Datos técnicos: registros del servidor con dirección IP, navegador y hora, necesarios para la seguridad. Para la protección contra spam de los formularios, solo conservamos una forma cifrada (hash) de tu dirección IP, durante un máximo de 24 horas.

3. ¿Por qué y en qué base legal?

Para responder a tu consulta o solicitud de demostración (medidas precontractuales y interés legítimo).

Para proporcionarte tu cuenta y suscripción, facturarte y brindarte soporte (ejecución del contrato).

Para cumplir con obligaciones legales, como la obligación contable de conservación de facturas (obligación legal).

Para proteger la plataforma y el sitio web contra el abuso y el spam (interés legítimo).

Para informarte, como cliente, sobre cambios importantes o nuevas funciones de Offacto. Puedes darte de baja con un clic (interés legítimo o consentimiento).

4. ¿Cuánto tiempo conservamos tus datos?

Mensajes a través del formulario de contacto: máximo 180 días, a menos que resulte una relación con el cliente.

Datos de la cuenta: mientras tu cuenta esté activa y hasta 12 meses más para darte la oportunidad de exportar tus datos.

Facturas y documentos contables: 10 años, como establece la ley.

Registros de seguridad: máximo 6 meses.

5. ¿Con quién compartimos los datos?

Nunca vendemos tus datos. Solo trabajamos con procesadores a los que nos comprometemos contractualmente a confidencialidad y seguridad:

• Hosting y copias de seguridad en un centro de datos en Ámsterdam (UE);
• el servicio de correo electrónico que utilizamos para enviar confirmaciones y facturas;
• Mollie, para pagos en línea;
• un punto de acceso Peppol, para enviar y recibir facturas electrónicas;
• Servicios de inteligencia artificial y reconocimiento de texto para las funciones de IA en Advanced. Estos servicios no utilizan tus datos para entrenar sus modelos.

Si los datos se procesan fuera del Espacio Económico Europeo, esto solo ocurre con garantías adecuadas, como una decisión de adecuación o las cláusulas contractuales modelo de la Comisión Europea.

6. Datos de tus clientes

Los datos que introduces tú mismo en Offacto sobre tus clientes solo los procesamos bajo tu encargo y según tus instrucciones. Tú sigues siendo el responsable del tratamiento. Los acuerdos están en nuestro contrato de procesamiento, que forma parte de las condiciones generales.

Solo tú tienes acceso completo a tus datos. Los empleados de Offacto solo tendrán acceso si tú lo solicitas expresamente, por ejemplo, para soporte.

7. Offacto vzw (app offline)

La app Offacto vzw almacena todos los datos localmente en vuestra propia computadora o en una carpeta que elijáis. Offacto no tiene acceso a ellos. La app solo establece una conexión de red para funciones que lo requieran, como enviar a través de Peppol o buscar en el KBO, y solo cuando las uséis.

8. Seguridad

Protegemos tus datos con cifrado durante la transmisión (HTTPS) y en el almacenamiento, copias de seguridad diarias, control de acceso y actualizaciones regulares. Las contraseñas nunca se almacenan de forma legible.

9. Tus derechos

Tienes derecho a acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición. Si has dado tu consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento. Envía tu solicitud a info@offacto.com. Podemos pedirte que confirmes tu identidad.

¿No estás satisfecho con cómo manejamos tus datos? Entonces puedes presentar una queja ante la Autoridad de Protección de Datos, Drukpersstraat 35, 1000 Bruselas, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Cambios

Podemos actualizar esta declaración de privacidad. La versión más reciente siempre estará disponible en esta página. En caso de cambios importantes, notificaremos a los clientes por correo electrónico.