Déclaration de confidentialité

1. Qui est responsable ?

Cette déclaration de confidentialité s'applique au site web offacto.com, à la plateforme Offacto et à l'application Offacto asbl. Le responsable du traitement est Offacto, Huidevettersstraat 13/3, 2300 Turnhout, Belgique, numéro d'entreprise BE 0698.645.666, e-mail info@offacto.com.

Pour toute question concernant vos données, vous pouvez toujours envoyer un e-mail à info@offacto.com. Nous répondons dans un délai d'un mois, et généralement beaucoup plus rapidement.

2. Quelles données traitons-nous ?

Formulaire de contact et de démonstration : prénom, nom, adresse e-mail, entreprise (optionnel), sujet, votre message et la page où vous avez rempli le formulaire.

Compte sur la plateforme : nom, adresse e-mail, informations sur l'entreprise (nom, adresse, numéro d'entreprise, numéro de TVA, IBAN), identifiants de connexion et informations de facturation de votre abonnement.

Données que vous entrez vous-même dans Offacto, telles que les clients, devis, factures, briefings, heures de travail et documents. Nous agissons en tant que sous-traitant pour vous à cet égard ; voir point 6.

Données techniques : journaux du serveur avec adresse IP, navigateur et heure, nécessaires pour la sécurité. Pour la protection anti-spam des formulaires, nous conservons uniquement une version chiffrée (hachée) de votre adresse IP, pendant un maximum de 24 heures.

3. Pourquoi et sur quelle base juridique ?

Pour répondre à votre demande ou à votre demande de démonstration (mesures précontractuelles et intérêt légitime).

Pour fournir votre compte, votre abonnement, le facturer et le soutenir (exécution du contrat).

Pour répondre aux obligations légales, telles que l'obligation comptable de conservation des factures (obligation légale).

Pour sécuriser la plateforme et le site web contre les abus et le spam (intérêt légitime).

Pour vous informer, en tant que client, des modifications importantes ou des nouvelles fonctionnalités d'Offacto. Vous pouvez vous désabonner d'un simple clic (intérêt légitime ou consentement).

4. Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

Messages via le formulaire de contact : maximum 180 jours, sauf si une relation client en découle.

Données du compte : tant que votre compte est actif, et ensuite encore pendant un maximum de 12 mois pour vous permettre d'exporter vos données.

Factures et documents comptables : 10 ans, comme le prévoit la loi.

Journaux de sécurité : maximum 6 mois.

5. Avec qui partageons-nous les données ?

Nous ne vendons jamais vos données. Nous travaillons uniquement avec des sous-traitants que nous engageons contractuellement à la confidentialité et à la sécurité :

• Hébergement et sauvegardes dans un datacenter à Amsterdam (UE) ;
• le service de messagerie que nous utilisons pour envoyer des confirmations et des factures ;
• Mollie, pour les paiements en ligne ;
• un point d'accès Peppol, pour envoyer et recevoir des e-factures ;
• Services d'intelligence artificielle et de reconnaissance textuelle pour les fonctions IA dans Advanced. Ces services n'utilisent pas vos données pour entraîner leurs modèles.

Si des données sont traitées en dehors de l’Espace économique européen, cela ne se fait qu’avec des garanties appropriées, telles qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Données de vos clients

Les données que vous entrez vous-même dans Offacto concernant vos clients sont traitées exclusivement sur votre instruction et conformément à vos directives. Vous restez responsable du traitement. Les accords sont détaillés dans notre contrat de traitement, qui fait partie des conditions générales.

Seulement vous avez un accès complet à vos données. Les employés d'Offacto n'y ont accès que si vous le demandez expressément, par exemple pour le support.

7. Offacto asbl (application hors ligne)

L’application Offacto asbl conserve toutes les données localement sur votre propre ordinateur ou dans un dossier de votre choix. Offacto n’y a pas accès. L’application n’établit une connexion réseau que pour les fonctions qui en ont besoin, comme l’envoi via Peppol ou la recherche dans la Banque-Carrefour des Entreprises, et uniquement lorsque vous les utilisez.

8. Sécurité

Nous sécurisons vos données avec un chiffrement lors de l'envoi (HTTPS) et lors du stockage, des sauvegardes quotidiennes, une gestion des accès et des mises à jour régulières. Les mots de passe ne sont jamais stockés sous forme lisible.

9. Vos droits

Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, de supprimer, de limiter, de transférer et de vous opposer à vos données. Si vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Envoyez votre demande à info@offacto.com. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Modifications

Nous pouvons adapter cette déclaration de confidentialité. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page. En cas de modifications importantes, nous informons les clients par e-mail.